Zarządzanie wiedzą

Wiedza zawsze odgrywała istotną rolę w działalności praktycznej, także w organizacjach gospodarczych. Jednakże w czasach współczesnych to nie ilość i jakość stosowanych maszyn i urządzeń czy też klasa posiadanej ziemi (roli uprawnej) decydują o sukcesie firmy. Najistotniejszym czynnikiem produkcji, który także wymaga zarządzania staje się wiedza. Zwłaszcza w organizacjach, których przedmiotem działania nie jest przetwarzanie surowców (materii), lecz wytwarzanie i przetwarzanie wiedzy.

Teoria (koncepcja, filozofia) zarządzania wiedzą jest nowym paradygmatem zarządzania XXI wieku. Praktyka i refleksja nad praktyką zarządzania wiedzą wyrosły z obserwacji i przekonania, że wiedza to najcenniejszy zasób, jakim dysponują organizacje. Aby zatem sprawnie wykorzystywać ten kapitał, niezbędne okazało się jego lepsze zarządzanie. Bogate doświadczenie zebrały w tym obszarze firmy specjalizujące się w konsultingu. Koncepcja ta wyrosła także z dostrzeżenia przez gigantów światowego biznesu, że to właśnie zarządzanie wiedzą organizacji determinuje pozycję konkurencyjną, jaką zajmują na coraz bardziej konkurencyjnych rynkach globalnej gospodarki. Od wielu lat firmy, które wdrożyły koncepcję zarządzania wiedzą czerpią korzyści z implementacji rozwiązań organizacyjnych i informatycznych związanych z zarządzaniem wiedzą. Właściwe zarządzanie wiedzą zapewnia:

  • pracownikom – lepszą współpracę, zmniejsza niepewność decyzyjną, ogranicza powielanie wykonanej już wcześniej pracy i zachęca pracowników do wzajemnej wymiany wiedzy, a w rezultacie przynosi oszczędności czasu i pieniędzy pracownikom i organizacji,
  • klientom – rozwiązania (usługi i produkty) będące rezultatem zastosowania wiedzy całej organizacji, a nie tylko współpracującego z nim zespołu,
  • interesariuszom, w tym opinii publicznej – poinformowanie (świadomość) o funkcjonowaniu organizacji w społeczeństwie.

W praktyce organizacji, zarządzanie wiedzą zmierza do efektywnego wykorzystania zasobów wiedzy całej organizacji. Jednakże zarządzanie wiedzą dotyczy nie tylko zasobów wiedzy, ale także procesów związanych z pozyskiwaniem, lokalizowaniem, tworzeniem, transferem, wykorzystaniem i retencją wiedzy niezbędnej do realizacji celów organizacji. W prężnie rozwijających się firmach, przy stale rosnących zasobach posiadanej i wykorzystywanej wiedzy, po której coraz trudniej się poruszać, zarządzanie zarówno wiedzą jak i procesami z nią związanymi nabiera decydującego znaczenia.

Dzięki odpowiednio zorganizowanym systemom zarządzania wiedzą możliwe jest m.in.:

  • zlokalizowanie właściwej osoby (eksperta), np. przeglądając zasoby przez nią udostępnione, odpowiedzi na często zadawane pytania, najciekawsze artykuły z obszaru jej specjalizacji, itp.) bez nadmiernego tracenia czasu na poszukiwanie („we właściwym czasie”),
  • skompletowanie z własnych pracowników i współpracowników zespołu projektowego (lub także kompetentnego zespołu wykonawców zadania) o pożądanej wiedzy, doświadczeniu i umiejętnościach zamiast zatrudniania zewnętrznych firm konsultingowych,
  • pozyskanie wiedzy z dotychczas realizowanych projektów, użytecznej do realizacji nowego projektu, poprzez przejrzenie bazy doświadczeń i zagrożeń, które wystąpiły podczas realizacji poprzednich projektów o podobnym charakterze.

Na poziomie zarządzania strategicznego, zarządzanie wiedzą polega na zapewnieniu wiedzy niezbędnej do prowadzenia działalności (biznesu, wykonywania zadań administracyjnych itp.). Na szczeblu zarządzania operacyjnego, zarządzanie wiedzą polega (w znacznym uogólnieniu) na sprawnym i efektywnym wykorzystaniu wiedzy do wykonywania naszej codziennej pracy. W uproszczeniu, zarządzanie wiedzą można sprowadzić do działań zarządczych ukierunkowanych na udostępnienie odpowiednim osobom odpowiedniej wiedzy w odpowiednim czasie i odpowiedniej formie. W pełni efektywne i skuteczne zarządzanie wiedzą byłoby zatem wówczas, gdy cała wiedza nagromadzona w organizacji była dostępna „na wyciągnięcie ręki".

Wokół zarządzania wiedzą narosło sporo nieporozumień i mitów (także naukowych). W ogólnym spojrzeniu na zarządzanie wiedzę, można przyjąć, że zarządzanie wiedzą polega na ujęciu doświadczenia organizacji w ramy systemowe w taki sposób, aby były one łatwo i szybko dostępne dla każdego z pracowników (najlepiej w postaci zasobów cyfrowych), stosownie do zainteresowań, potrzeb i uprawnień a także dla klientów i innych interesariuszy organizacji. Jednakże efektywnego i skutecznego zarządzania wiedzą nie da się sprowadzić do stworzenia baz wiedzy czy do zinwentaryzowania wiedzy w postaci elektronicznej i zarządzania dokumentami, w których wiedza jest zawarta, jak to upraszczająco formułują niekiedy dostawcy rozwiązań informatycznych, przyklejając etykietę „zarządzanie wiedzą” do standardowych rozwiązań np. z zakresu zarządzania dokumentami czy zarządzania treścią.  Dobrze zaprojektowane i wdrożone systemy zarządzania wiedzą, których zasady tworzenia dostarcza teoria zarządzania wiedzą, pozwalają wykorzystywać niemal cały potencjał doświadczenia pracowników i współpracowników organizacji podczas rozwiązywania problemów, przed którymi organizacja staje codziennie.

Racjonalne projektowanie i wdrażanie zarządzania wiedzą w organizacji wymaga prowadzenia działań w trzech kluczowych wymiarach:

  1. w wymiarze integracji procesów zarządzania wiedzą z misją organizacji, strategią organizacji oraz z procesami biznesowymi (administracyjnymi),
  2. w wymiarze kulturowym, dotyczącym świata wartości i postaw kultywowanych organizacji, a także dobrych praktyk w tym obszarze,
  3. w wymiarze technologicznym, dotyczącym zapewnienia narzędzi użytecznych do zarządzania zasobami wiedzy i procesami na wiedzy.

Doświadczenia światowe wskazują, że sukces zarządzania wiedzą zależy od prawidłowego powiązania działań w tych trzech obszarach. Nieuwzględnienie któregokolwiek z nich może skutkować niepowodzeniem projektu wdrażania zarządzania wiedzą. Skuteczność i efektywność działania organizacji nie będzie tak wysoka, jak mogłoby to wynikać z posiadanych zasobów wiedzy i doświadczenia, bez właściwych rozwiązań integrujących zarządzanie wiedzą z misją, strategią i procesami biznesowymi a także z kulturowym dorobkiem organizacji składającym się na kapitał intelektualny organizacji. Nie będzie także dostatecznie wysoka, a czasami wręcz możliwa, bez odpowiednich rozwiązań w warstwie technologicznej, rozwiązań dostosowanych do procesów biznesowych i kultury organizacji.