Tradycyjne systemy dokumentów tekstowych

Tradycyjne systemy dokumentów przechowują wiedzę w wielu formatach plików związanych z aplikacjami, w których je tworzono. W ciągu ostatnich lat liczba i różnorodność dokumentów stale wzrastały. Najpopularniejszymi i najprostszymi rodzajami dokumentów są pliki tekstowe zredagowane za pomocą edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, a także w standardzie PDF oraz ASCII. Są one wykorzystywane do dzielenia się wiedzą zapisywaną w postaci tekstowej. Tworzenie tych dokumentów można traktować jako konwersję (ujawnianie) wiedzy niejawnej w jawną.


W miarę zwiększania się rozmiaru dokumentów i coraz większej liczby dokumentów udostępnianych w sieci komputerowej, gromadzi się je na serwerach wydzielonych specjalnie do tego celu. Składnice dokumentów gromadzonych na serwerze wykorzystują m.in. aplikacje do obsługi procesów pracy.


Ograniczeniem tradycyjnych plików tekstowych jest przekazywanie informacji o aplikacji, w której powstały, o formatowaniu dokumentów, o ich strukturze wewnętrznej, a także o sposobie ich prezentacji i połączeniach z innymi dokumentami. Tradycyjna postać plików tekstowych ogranicza także możliwości automatycznego przetwarzania zapisanej w nich wiedzy. W celu zaradzenia tym trudnościom, w ciągu ostatnich kilku lat wprowadzono wiele nowych formatów. Proponują je konsorcja producentów lub indywidualni producenci wykorzystujący dominującą pozycję na rynku. Opracowano także specjalny język opisu dokumentów (HTML) oraz protokół wymiany dokumentów pomiędzy komputerami (HTTP). Również niektóre aplikacje umożliwiają eksport zapisanej w dokumencie treści do pliku XML lub HTML.